L’estatut dels treballadors ja ho deia, i a més la llei de contractes a temps parcial del 2014, i dues sentències de l’audiència nacional del 2015 i el 2016 ho han deixat ben clar: totes les empreses tenen l’obligació de portar un control de les hores treballades diàriament de tots i cadascun dels seus treballadors, independentment del tipus de contracte laboral. Les empreses estem obligades a registrar les hores treballades cada dia de cada treballador, i lliurar un resum d’hores treballades amb la nòmina mensual. No fer-ho pot portar una sanció de la inspecció de treball de fins a 6.250€, i una indefensió davant de treballadors que reclamin judicialment hores extres. O sigui que cal fer-ho. No fer-ho surt encara més car.
Posats a fer-ho només tenim dues alternatives: a mà, o a màquina. A mà suposa posar un paper, fer cua, que un a un es signi el document, temps d’administració pel càlcul de les hores treballades, l’elaboració dels resums mensuals. Tot això suposa pèrdua de temps, i errors induïts o involuntaris de fer les coses a mà.
Els sistemes electrònics de control de presència han arribat a una etapa de maduració tecnològica que fa molt ràpid i còmode el registre, el control horari, l’elaboració d’informes i el tractament de les dades resultants. Primer fa falta un terminal d’accés a cada porta. El terminal serveix per registrar les entrades, sortides, pauses o qualsevol altra incidència que ens interessi saber (permisos, metge, visites comercials, etc.). El registre es pot fer per diversos mètodes: empremta digital, targeta de proximitat, codi numèric, reconeixement facial, o TAG RFID. O el que encara és millor, amb una combinació de dos, o més de dos, d’aquests elements. A més dels terminals és necessari una xarxa de comunicacions que entrelligui el sistema. Aquí no hi ha cap dubte, s’ha de triar una xarxa IP (amb terminals IP) que permetrà utilitzar la infraestructura existent, a la vegada que aportarà flexibilitat a l’hora de canvis, ampliacions i trasllats. I per acabar el sistema necessitem un programari que emmagatzemi els registres, que ajudi al control d’hores, que permeti la modificació dels registres en cas d’errors o males interpretacions, que realitzi els documents de resum mensuals, i que sigui fàcilment connectable al programa de nòmines per traspassar informació d’hores extres i altres informacions laborals. El programari ajudarà a l’empresa a adaptar-se a les regulacions del conveni col·lectiu o al conveni de l’empresa, així com a futures regulacions laborals.
A telex tenim experiència en la instal·lació, i manteniment de controls d’accessos i de presència, i et podem ajudar a triar la solució que millor s’adapti a les teves necessitats d’empresa. A més comptem amb l’assessorament d’un prestigiós bufet laboral a fi d’ajudar-te al compliment de la normativa laboral.
* En data Maig de 2017 la Direcció General d’Inspecció de Treball i Seguretat Social ha publicat una nova instrucció que modifica l’obligatorietat del registre horari, on diu que:
– Les empreses no estan obligades amb caràcter general a portar un registre de la jornada diària de treball.
– És obligatori el registre de jornada de tots els treballadors amb contractes a temps parcial.
– També és obligatori per a treballadors mòbils de transport per carretera, treballadors ferroviaris, i de la marina mercant.
– Recorda l’obligació de l’empresa de respectar els límits del conveni sectorial d’hores de treball i hores extraordinàries, que és on la inspecció de treball posarà més cura en el seu compliment, i sancionarà les empreses que no compleixin.
Tot i els canvis normatius, telex recomana el control horari a totes les empreses que estiguin en una de les causes d’obligatorietat, i a la resta com a mesura de prova en els casos de conflicte de criteri amb els treballadors.
