El estatuto de los trabajadores en su artículo 35 lo decía, y ahora la ley de contratos a tiempo parcial del 2014, y dos sentencias de la Audiencia Nacional de 2015 y 2016 lo han corroborado: todas las empresas tienen la obligación de llevar un control de las horas trabajadas diariamente de todos y cada uno de sus trabajadores, independientemente del tipo de contrato laboral. Las empresas estamos obligadas a registrar las horas trabajadas cada día de todos los trabajadores, y entregar un resumen de las horas trabajadas con la nómina mensual. No hacerlo puede llevar una sanción de la inspección de trabajo de hasta 6.250€, y una indefensión ante trabajadores que reclamen judicialmente horas extras. O sea no queda más opción que hacerlo. No hacerlo sale aún más caro.
Puestos a implementar un sistema de control de presencia sólo tenemos dos alternativas: a mano, o a máquina. A mano supone preparar un documento para firmas, que los trabajadores hagan cola, que uno a uno firmen el documento, y después tiempo de administración para calcular las horas trabajadas y la elaboración de los documentos de resumen mensual. Este método supone pérdida de tiempo, y los errores inducidos o involuntarios de hacer las cosas a mano.
Los sistemas electrónicos de control de presencia han llegado a una etapa de maduración tecnológica que hace muy rápido y cómodo el registro, el control horario, la elaboración de informes y el tratamiento de los datos resultantes. Primero es necesario un terminal de acceso en cada puerta. El terminal sirve para registrar las entradas, salidas, pausas o cualquier otra incidencia que nos interese conocer (permisos, médico, visitas comerciales, etc). El registro se puede hacer por varios métodos: huella digital, tarjeta de proximidad, código numérico, reconocimiento facial, o tag rfid. O aún mejor, una combinación de dos o más de estos elementos. Además de los terminales es necesaria una red de comunicaciones que interconecte el sistema. Aquí no hay ninguna duda, se debe elegir una red ip (con terminales ip) que permitirá utilizar la infraestructura existente, a la vez que aportará flexibilidad en el momento de hacer cambios, ampliaciones y traslados. Y para completar el sistema necesitamos un software que almacene los registros, que ayude al control de horas, que permita la modificación de los registros en caso de errores o malas interpretaciones, que elabore los documentos de resumen mensuales, y que sea fácilmente conectable al programa de nóminas para traspasar información de horas extras y otras informaciones laborales. El software ayudará a la empresa a adaptarse a las regulaciones del convenio colectivo o al convenio de la empresa, así como futuras regulaciones laborales.
En telex tenemos experiencia en la instalación y mantenimiento de controles de accesos y de presencia, y te podemos ayudar a elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades de empresa. Además contamos con el asesoramiento de un prestigioso bufete laboral a fin de ayudarte en el cumplimiento de la compleja normativa laboral.
* En fecha Mayo de 2017 la Direcció General d’Inspecció de Treball i Seguretat Social ha publicado una nueva Instrucción que modifica la obligatoriedad del registre horario, en la que expone:
– Las empresas no están obligadas con carácter general a llevar un registro de la jornada diaria de trabajo
– Es obligatorio el registro de jornada de los trabajadores con contratos a tiempo parcial
– También es obligatorio para trabajadores móviles de transporte por carretera, trabajadores ferroviarios, y de la marina mercante
– Recuerda la obligación de las empresas a respetar los límites del convenio sectorial de jornada laboral y horas extraordinarias, obligación donde la Inspección de Trabajo pondrá más atención en su cumplimiento, y sancionará a las empresas que excedan los límites
A pesar de los cambios normativos, telex recomienda el control horario en todas las empresas afectadas por una de las causas de obligatoriedad, y al resto como medida de prueba en los casos de conflicto con los trabajadores.
